엑셀 배차에서 TMS를 검토해야 하는 5가지 신호
엑셀 배차가 나쁜 것은 아닙니다. 주문 건수가 적고 배송 조건이 단순할 때 엑셀은 빠르고 유연합니다. 다만 회사가 성장해 배송지와 차량이 늘면, 한때 효율적이던 방식이 담당자의 경험과 야근에 의존하는 구조로 바뀔 수 있습니다.
다음 다섯 가지 신호가 반복된다면 엑셀을 더 정교하게 만드는 것보다 TMS(운송관리시스템)를 검토할 때입니다.
TMS 검토 신호 5가지
기존 주문 엑셀을 업로드하고 권역을 지정하면 최적 경로 생성과 기사앱 전달까지 이어집니다.
신호 1. 매일 배차에 1시간 이상 걸린다
주문 마감 뒤 담당자가 주소를 정리하고 지도에서 위치를 확인하고, 기사별로 나눈 뒤 다시 순서를 바꾸는 일이 반복됩니다.
주문이 조금만 늦게 들어와도 퇴근 시간이 밀리고, 담당자가 휴가를 가면 대체 인력은 더 오래 걸립니다.
확인할 지표: 주문 파일을 받은 시점부터 최종 배차표를 기사에게 전달할 때까지의 시간을 2주간 기록하세요. 수정 배차에 쓴 시간도 별도로 남겨야 합니다.
플릿튠TMS는 주문 정보를 엑셀 템플릿에 붙여 넣고 권역을 지정하면 AI가 경로와 배차를 생성하는 방식으로 시작할 수 있습니다.
신호 2. 기사별 운행거리와 배송 건수 편차가 크다
배송 건수를 비슷하게 나눠도 이동거리와 정차시간이 다르면 실제 업무량은 크게 달라집니다. 특정 기사A는 일찍 복귀하고 다른 기사B는 늦은 시간까지 운행하는 상황이 반복되면 불만과 초과근무가 늘어납니다.
확인할 지표: 기사별 배송 건수뿐 아니라 예상 운행시간, 총 거리, 마지막 배송 완료시간을 비교하세요. 평균만 보지 말고 최댓값과 최솟값의 차이를 봐야 합니다.
배차 최적화에서는 차량 수를 줄이는 목표와 기사별 편차를 줄이는 목표가 다를 수 있습니다. 플릿튠TMS에서는 차량 대수를 최소화하면서 기사별 배송시간을 균등하게 배포하는 두 마리 토끼를 잡을 수 있습니다.
신호 3. 고객 시간 약속을 자주 놓친다
최단거리 순서로 배차했는데 오전 납품 거래처가 뒤로 밀리거나, 현장 하차시간을 고려하지 않아 뒤쪽 일정이 연쇄적으로 늦어질 수 있습니다. 담당자는 출발 전에는 문제를 알아채기 어렵고 고객 전화가 온 뒤에야 지연을 확인합니다.
확인할 지표: 요청시간이 있는 배송 건수, 약속시간 준수율, 지연 사유, 지연 관련 고객 문의를 기록하세요.
플릿튠 TMS는 고객 요청시간을 엑셀에 입력해 시간 조건을 반영한 경로를 생성하고, 기사앱으로 전달합니다.(점착시간)
신호 4. 배차표를 카톡으로 공유하고 수정본이 여러 개 생긴다
엑셀 파일이나 캡처 화면을 메신저로 보내면 기사마다 확인한 버전이 다를 수 있습니다. 긴급 주문이 추가되면 “마지막 파일로 봐주세요”라는 메시지가 이어지고, 기사는 바뀐 목적지를 내비게이션에 다시 입력합니다.
확인할 지표: 하루 평균 배차표 전송 횟수, 수정본 수, 기사 확인 전화, 목적지 재입력 시간을 측정하세요.
플릿튠TMS에서는 배차가 완료되면 기사앱으로 배송기사에 배송 정보를 전송하고 기사앱에 포함된 내비게이션으로 바로 길안내가 이어집니다
기사앱에서 배차표·방문 순서·내비게이션·배송 완료를 연결하면 카톡 파일 공유와 완료 확인 누락을 줄일 수 있습니다.
신호 5. 배송 완료 확인이 누락되고 고객 문의가 운영자에게 몰린다
배송이 끝나도 운영자는 기사에게 연락해 완료 여부를 확인하고, 사진을 받아 고객에게 다시 보냅니다. 누락된 사진이나 미완료 건은 다음 날 정산 때 발견되기도 합니다. 고객의 위치 문의 역시 운영자가 기사에게 묻고 다시 답하는 중계 업무가 됩니다.
확인할 지표: 완료 상태 미입력 건수, 사진 누락 건수, 위치·도착시간 문의 건수, 문의 1건당 처리시간을 기록하세요.
플릿튠TMS 기사앱에서는 배송 완료 사진을 촬영하고 고객에게 카카오 알림을 보낼 수 있으며, 실시간 위치 확인 링크를 공유할 수 있습니다. 운영자는 배송현황 대시보드에서 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다.
다섯 신호 중 몇 개면 도입해야 할까?
신호의 개수만으로 결정할 필요는 없습니다. 한 가지 문제라도 매일 반복되고 비용이 크다면 검토 가치가 있습니다. 반대로 다섯 가지가 모두 있어도 주문 구조가 곧 바뀐다면 먼저 프로세스를 정리해야 할 수 있습니다.
운영 상태 | 권장 행동 |
|---|---|
1개 신호가 가끔 발생 | 측정 기준을 만들고 2~4주 데이터 수집 |
2~3개 신호가 매주 반복 | 실제 주문으로 TMS 파일럿 진행 |
4~5개 신호가 매일 반복 | 도입 범위, 기사 교육, 연동 계획까지 함께 검토 |
파일럿에서 비교할 네 가지 숫자
배차 작성과 수정에 걸린 총시간
총 운행거리와 차량별 운행시간 편차
고객 요청시간 준수율
배송 완료 누락과 위치 문의 건수
기존 방식과 TMS 결과를 같은 주문으로 비교하면 도입 효과를 과장 없이 판단할 수 있습니다. 목표는 엑셀을 없애는 것이 아니라, 담당자의 머릿속과 메신저에 흩어진 운영 정보를 조직의 데이터로 바꾸는 것입니다.