TMS란? 엑셀 배차에서 운송관리시스템으로 넘어가야 하는 시점

거래처가 몇 곳 안 되고 차량도 한두 대라면 엑셀과 지도 앱만으로도 배차가 가능합니다. 문제는 배송지가 늘고 고객별 도착 시간, 차량 적재량, 기사별 담당 권역 같은 조건이 붙기 시작할 때입니다. 이때부터 배차표는 단순한 표가 아니라 수십 가지 제약조건을 동시에 풀어야 하는 운영 문제가 됩니다.

TMS(Transportation Management System, 운송관리시스템)는 주문이나 배송지 정보를 바탕으로 차량과 기사를 배정하고, 운행 경로를 만들고, 배송 진행 상황과 운송 실적을 관리하는 시스템입니다. 엑셀을 없애는 것이 목적이라기보다, 엑셀만으로는 연결하기 어려운 계획·실행·관제·정산을 하나의 흐름으로 만드는 것이 핵심입니다.

TMS의 역할과 다른 시스템과의 차이

TMS는 어떤 일을 하나요?

TMS의 기능 범위는 제품마다 다르지만, 일반적으로 다음 업무를 연결합니다.

• 주문·배송지·고객 요청시간 등 배차 기초 데이터 입력

• 차량 수, 적재량, 운행시간, 권역을 고려한 배차 계획

• 여러 경유지를 방문하는 운행 순서와 경로 생성

• 기사앱 또는 내비게이션으로 배차 결과 전송

• 차량 위치, 도착예정시간, 배송 완료 상태 확인

• 운행거리, 톨비, 배송 실적 등 정산 데이터 관리

플릿튠 TMS는 배송지 정보를 엑셀로 업로드하고 권역과 요청시간을 반영해 경로와 배차를 생성할 수 있습니다. 생성된 결과는 기사앱으로 전달하고, 배송 완료 사진과 고객 알림, 실시간 위치 공유까지 이어집니다. 자세한 흐름은 엑셀 업로드를 활용한 배차 과정에서 확인할 수 있습니다.

TMS는 여러 차량의 경로·운행시간·배송 건수를 한 화면에서 계획하고 실행 데이터로 연결합니다.

TMS, FMS, WMS의 차이

세 시스템은 모두 물류 운영에 쓰이지만 중심 관리 대상이 다릅니다. 실제 솔루션에서는 기능이 일부 겹칠 수 있으므로 이름보다 필요한 업무 범위를 기준으로 비교해야 합니다.

예를 들어 WMS가 오늘 출고할 상품을 확정하면 TMS는 출고 건을 차량에 배정하고 배송 순서를 정합니다. FMS는 운행 중 차량 위치와 상태를 관리합니다. 따라서 창고 출고 이후 배송 운영이 병목이라면 TMS가 우선 검토 대상입니다.

엑셀 수기 배차가 한계에 부딪히는 이유

조건이 늘어날수록 경우의 수가 급격히 증가합니다

배송지 20곳의 방문 순서만 바꿔도 가능한 조합은 사람이 비교하기 어려울 만큼 많습니다. 여기에 오전 도착, 냉장 차량, 기사별 권역, 최대 운행시간까지 붙으면 경험 많은 배차 담당자도 전체 최적해보다 익숙한 배차를 반복하기 쉽습니다.

계획과 현장 실행이 분리됩니다

엑셀로 만든 배차표를 메신저로 전달하면 수정본이 여러 개 생깁니다. 기사는 다시 지도 앱에 목적지를 입력하고, 운영자는 전화나 카톡으로 진행 상황을 확인합니다. 계획 변경과 배송 완료가 같은 데이터에 반영되지 않으니 누락과 재확인이 늘어납니다.

성과를 비교할 기준이 남지 않습니다

차량 수, 총 운행거리, 배차 작업시간, 시간 약속 준수율을 기록하지 않으면 좋은 배차였는지 판단하기 어렵습니다. 담당자의 숙련도는 높아져도 조직의 운영 기준은 쌓이지 않습니다.

실제 운영에서는 출발·도착 유형, 시간 조건, 담당 권역 같은 제약조건을 배차에 함께 반영해야 합니다.

TMS 도입을 검토할 시점

1. 배차 작성에 매일 1시간 이상 걸린다. 주문 마감 뒤 퇴근이 늦어지거나 담당자가 바뀌면 시간이 크게 늘어납니다.

2. 고객 요청시간을 맞추기 어렵다. 최단거리만으로는 오전·오후 지정 배송이나 점착시간을 반영하기 어렵습니다.

3. 기사마다 운행거리와 배송 건수 편차가 크다. 권역과 적재량을 함께 고려하지 않으면 특정 기사에게 업무가 몰립니다.

4. 배차표 전달과 수정이 메신저에 의존한다. 최종본이 무엇인지 확인하는 데 시간이 들고 현장 변경 이력이 남지 않습니다.

5. 배송 완료와 고객 문의 대응이 수작업이다. 운영자가 기사에게 확인한 뒤 다시 고객에게 안내하는 중계 업무가 반복됩니다.

도입 전에는 기능보다 운영 기준을 먼저 정하세요

TMS를 비교하기 전에 최근 2~4주의 기준값을 수집해 두면 좋습니다. 하루 배송 건수와 차량 수, 배차 작성시간, 총 운행거리, 배송 완료시간, 시간 약속 준수율, 고객 위치 문의 건수를 기록합니다. 이후 동일한 주문을 솔루션으로 다시 배차해 전후 차이를 비교하면 우리 회사에 맞는지 판단하기 쉽습니다.

플릿튠처럼 기존 엑셀 데이터를 활용할 수 있는 TMS는 초기 전환 부담을 줄이는 데 도움이 됩니다. 다만 자동 생성 결과를 운영자가 수정할 수 있는지, 기사앱 전송과 내비게이션이 현장 흐름에 맞는지, 위치 공유와 완료 알림이 고객 응대를 실제로 줄이는지까지 파일럿에서 확인해야 합니다.

정리: 엑셀을 잘 쓰고 있어도 TMS가 필요한 순간이 있습니다

엑셀은 주문 데이터를 정리하는 훌륭한 도구입니다. 하지만 조건을 반영한 배차, 기사 실행, 실시간 관제, 배송 완료, 정산까지 연결하는 역할에는 한계가 있습니다. 배차 담당자의 야근과 현장 재입력, 고객 문의가 반복된다면 지금이 운송관리시스템을 검토할 시점입니다.